La semana pasada te hablaba de la digitalización de la agenda y sus beneficios. Pero, de la mano de la agenda, tenemos el cuaderno, post it y todos  aquellos medios analógicos que apliquemos para tomar notas. Nuestro segundo enemigo en la digitalización, y el más complejo de vencer. 

En esta entrada te doy consejos y te narro los beneficios de digitalizar tus notas, que junto a la agenda, permiten un nivel de productividad superior. 

También te voy a recomendar algunas aplicaciones, dispositivos y “trucos”, quédate hasta el final que empezamos. 

Notas y gestión documental

En mi día a día, a la hora de tomar notas, hasta 2012, era un auténtico caos. No apuntaba las fechas, no siempre usaba el mismo cuaderno, no acostumbraba a repasar las anotaciones, en ocasiones no entendía ni mi propia letra, y en innumerables situaciones no tenía mi agenda o cuaderno en el momento más importante. Las consecuencias…. adiós a mi adorado tiempo, con más fugas que un colador.

Si usar Calendar (pásate por el post de la semana pasada) pasa por tirar la agenda a la basura, con las notas es algo parecido, pero con matices.

Comenzar a tomar notas en formato digital es un salto cualitativo importante. Los archivos digitales nos permiten una gestión de la información sin comparativos.

En primer lugar, gracias a este salto, dispongo de todas mis notas, apuntes, actas de reunión, etc desde 2012 hasta la actualidad. Todas ubicadas en una misma herramienta que me permite realizar búsquedas en las mismas, clasificarlas, o archivarlas. Para mí, ya es un argumento de peso que compensa el esfuerzo de cambiar a una herramienta de notas digital. Realmente no hay cuaderno clasificador que supere esto.

En segundo lugar, no pierdo información, ni la expongo a miradas indiscretas, si mantengo unas pautas de seguridad adecuadas. Y puedo acceder a mis notas desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

..cuantas veces me he dejado el cuaderno y no disponía de la información necesaria para aquella reunión, o he tomado las notas en un folio que ha aparecido tiempo después por la guantera del coche, o he mentado la LOPD en vano, mientras dejaba mi agenda y cuaderno encima de la mesa del despacho a manos de cualquiera…

Y por último, la ejecución, tomar las notas en digital en el momento. Este salto, no suele ser tan sencillo como el de la agenda. Por una relativa necesidad de un dispositivo que nos permita tomar estar notas. Esto es un peaje que debemos asumir, pero que estoy convencido merecerá la pena para toda persona que se atreva a dar el paso.
El smartphone es una alternativa para tomar notas, pero no suele ser la más eficiente para los “inmigrantes digitales” que no tenemos tanta agilidad escribiendo con el móvil. Para ello, un portátil o una tablet, o un pequeño teclado bluetooth conectado al smartphone es una buena solución.
No obstante, también pasa por cambiar los modos en los que tomamos apuntes ya que estas herramientas nos permiten tomar notas de voz, fotografías, escanear en pdf, o realizar dibujos a mano alzada, por ejemplo.

Aquí hay más resistencias de carne y hueso que otra cosa. La idea de usar un dispositivo electrónico durante una reunión, entrevista… a mucha gente le limita. Pero, el cómo incorpores este objeto en el proceso es la clave. Puedes usarlo como pantalla compartida para consensuar las notas de la reunión, animar a que las otras personas también colaboren en la toma de anotaciones, o simplemente, manejar los tiempos y la mirada igual que cuando apuntamos en un cuaderno. Lo que hay que evitar es esconderse tras una pantalla o crear un clima en el que el dispositivo adquiera toda la atención.

También para tomar notas hay muchas soluciones, en el pasado te habría recomendado Evernote, pero hoy te sugiero el sencillo Google Keep. Sí, otra herramienta de Google, pero cuando algo es bueno hay que reconocerlo.

Esta herramienta la llevo probando desde su versión BETA, y es increíble la evolución que ha tenido, manteniendo su esencia de máxima sencillez.

Su sincronización y manejo entre dispositivos y sistemas operativos es genial, y su posibilidad de crear notas con otros usuarios es tan básico que no requiere de apenas manejo previo.

En su sencillez reside su potencial:

• notas que se pueden enriquecer con enlaces, imágenes, dibujos o audios.
• Una clasificación basada en etiquetas y colores (fin a las carpetas, bravo!!!)
• Una sincronización con los recordatorios de Google calendar o los documentos de Drive.
• Y la posibilidad de compartir notas mediante enlace o crearlas de forma colaborativa con colaboradores.
• ¿qué más necesitas?

¿por dónde empiezo? Google Keep

1. Lo primero es no hacer un uso paralelo digital-papel. Si tomas notas en papel de forma puntual, puedes digitalizarlas, bien transcribiéndolas, o tomando una foto y añadiéndola a la nota digital.
2. Comprueba que tienes tu cuenta de Google bien configurada en todos los dispositivos que quieras usar y empieza a realizar pruebas tranquilamente entre ellos para ver que todo se sincroniza adecuadamente. No durante una reunión real, primero prueba en casa con la calma.
3. Comienza a tomar notas de prueba, sencillas para luego ir incorporando otros elementos. No empieces en reuniones importantes o complejas. Para superar tu curva de aprendizaje empieza por momentos que puedas permitirte el error.
4. Tendrás que manejarte, si no lo haces ya, con la organización mediante etiquetas. Tenemos que romper con el concepto jerárquico de clasificación por carpetas. Las etiquetas, identifican la nota con una temática, pero una nota puede tener diferentes etiquetas. Esto nos permite una flexibilidad enorme en la clasificación de la información. Así, el acceso a nuestros apuntes podremos realizarlo por una búsqueda semántica, lo que es mucho más eficiente que el orden por carpetas. Pero, al principio cuesta acostumbrarse.
5. Para destacar unas notas frente a otras, podemos destacarlas de 2 formas. Una por colores (ideal para los amantes de los Pos-it), y la segunda mediante “fijar nota”, que ubica la misma en la parte superior de la herramienta.
6. Existen 2 formatos de iniciar notas. Uno directamente redactando, y otro creando un listado con casillas de verificación. Perfecto para realizar listados de tareas o la lista de la compra por ejemplo. Podremos ir señalizando aquellos elementos que ya hemos completado.
7. EMPIEZA! Atrévete a asumir esa transformación que luego agradecerás. Empieza a ser la persona que nunca pierde información, a la que le da igual dejarse el cuaderno en casa…
8. Deja de pedir que te impriman los documentos de la reunión, ¡salva árboles! si te organizas adecuadamente, puedes crear tus notas antes de las reuniones con el orden del día o todos los documentos relacionados, por ejemplo, para tenerlos a mano durante la misma.
9. ¡No pierdas información! si estás en una presentación abre tu Keep con el móvil o tablet, haz una foto a aquellas diapositivas o momentos más importantes, y se integrará en la nota que estás tomando. Si te cansas de escribir, graba en audio la información… Sólo tu imaginación pone límites.

La alternativa de Microsoft

Y ahora, te voy a contar un secreto. El último año estoy usando para mis notas de reuniones y seguimientos, Microsoft OneNote. 

Básicamente es una de las mejores herramientas gratuitas de notas que he probado. Y me permite sacar partido a la toma de notas manual, mediante el Apple Pencil en mi Ipad. 

Microsoft OneNote es lo más parecido que puedes encontrar a un cuaderno clasificador de colores de toda la vida. Esos que tienen divididos en contenido en 4 o 5 colores, para que los uses para diferentes cuestiones (abstenerse generación Z de leer esto, es del siglo pasado). 

Se estructura de forma jerárquica por Bloc de notas o libretas, secciones y páginas. Vamos, un cuaderno de manual pero digital y que, fuera bromas, te permite crear casi cualquier cosa.

En mi caso uso Keep como listas y pequeñas notas temporales, y OneNote como libreta de anotaciones principal, por temáticas. 

Tanto Keep como One Note podrás aprender a utilizarlos al completo dentro de el curso de “Herramientas digitales para trabajar desde casa”, disponible en la Academia. 

Y por último, vamos a por dispositivos, cositas que nos pueden facilitar las cosas. 

Gadgets recomendados

• Cuaderno digital para apuntes Wacom, el mejor complemento calidad-precio para tu smartphone. Si no quieres hacer una gran inversión, esta solución es perfecta. Un dispositivo de tinta digital que te permite completar tu smartphone para la toma óptima de notas digitales manuales. 
• Tablet/ebook de tinta digital, una alternativa pensada para su productividad, en escritura y lectura, a diferencia de las características multimedia de las tablet habituales. Una experiencia digital cercana a lo analógico. 
• Teclado/touchpad inalámbrico plegable para smartphone. Un complemento ideal para no cargar con más aparatos, pero tener una correcta experiencia de usuario tomando notas en tu smartphone, si la escritura manual no es tu prioridad. 
• Tablets. Obviamente son la solución móvil más habitual, por la que opté yo en 2012, con la primera Samsung Galaxy Note 10.1. Pero seamos sinceras, una tablet sin teclado externo es un horror para escribir. Y una tablet barata, sale cara. En este terreno, el Ipad se lleva de calle la mejor nota. Y los Ipad Mini wifi, conectados a la red de tu smartphone, son la mejor solución calidad-precio. 
• Stylus o lápiz óptico, el complemento ideal para tu tablet si prefieres la escritura manual. Si no tienes un Ipad o no quieres dejarte un dineral en un stylus, es buena opción. Eso sí, compleméntalo comprando alguna APP de calidad para tomar notas manuales o usando Microsoft OneNote. 
• Anillo soporte para smartphone, y este último complemento, para poder colocar de forma eficiente para tomar notas tu teléfono, un anillo que servirá de trípode, entre otras funciones. 

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