La organización personal es un reto permanente en el horizonte, el tiempo es limitado, y sacar el mejor partido al que disponemos es un quebradero de cabeza para muchas personas. Este aspecto se puede apoyar en herramientas digitales, y pueden ser los primeros pasos para tu propia Transformación Digital. Hoy empezamos una serie de publicaciones con herramientas clave para la productividad.

Gestionar la agenda… nivel PRO

Vamos a empezar por ver como enfrentar los elementos más básicos de la organización personal, gestionar la agenda.

Los pasos más complejos para romper con la tradición analógica y pasar a una estrategia de gestión personal digital, es abandonar la agenda en primer lugar. Esto no son pasos fáciles, y puede ser una experiencia frustrante y sobretodo que no mejore nuestra organización a corto plazo, pero… sigue leyendo.

Los métodos orientados a la gestión del tiempo, generalmente se basan en una estructura de procedimientos a los que se trata de acostumbrar a nuestro cerebro para reducir el estrés de recordar las tareas y compromisos pendientes, y poder centrar nuestra atención en la ejecución de las tareas.

Básicamente tener una estrategia de proceder, hacer siempre de la misma forma, para no tener que estar todo el día pensando en qué tenía que hacer, establecer prioridades, qué es urgente y qué importante, etc. En lo que habitualmente perdemos mucho tiempo.

Mucha gente basa esta organización en una agenda de papel, una estrategia sencilla a priori, pero poco eficiente en la práctica. Y es que, este método pierde su sentido en el momento en el que trabajamos con otras personas o de forma ubicua. 

¿Cuántas veces has tenido que esperar a alguien porque cada persona había apuntado una hora diferente? ¿cuántas confusiones generan, tras una reunión, que cada participante haya apuntado unas conclusiones diferentes? o ¿cuántas cadenas interminables de correos electrónicos finalizan con ideas confusas entorno a una discusión?

Todas estas cuestiones son elementos que se pueden resolver con metodologías de trabajo colaborativas, donde hay herramientas que nos pueden facilitar notablemente la labor.

En esta entrada, nos vamos a centrar en avanzar en nuestra estrategia de gestión eficiente de la agenda de forma introductoria. Si quieres contenidos más avanzados déjanoslo en los comentarios y suscríbete.

Una de las motivaciones que me ayudó a mí, fue que era bastante desastroso organizando mi agenda, cuando no me la dejaba en casa me apuntaba las cosas en la mano o en post-it, o pequeños trozos de papel que nunca tenía claro donde guardaba.

¡Si te has sentido identificadx con alguna de estas cosas, sigue leyendo porque esta entrada te interesa!

AGENDA Y CALENDARIO

Comenzar a utilizar una agenda digital pasa irremediablemente por tirar la de papel, sí…literalmente, ¡TIRARLA!

Entre los errores más habituales está el de utilizar 2 métodos en paralelo, y esto suele ser habitual con la agenda. La gente suele empezar a apuntar elementos en la versión del móvil, pero siguen manteniendo la de papel. Incluso realizando volcados de una a otra, lo que es una inversión de tiempo doble e ineficiente, ¡¡ERROR!!

Despójate de tu querida agenda y lo agradecerás.

Hay muchas soluciones digitales para esto, pero hoy voy a recomendar Google Calendar. Por las siguientes razones:

• Las herramientas de Google tienen un funcionamiento muy contrastado y sencillo.
• Calendar es una de las de mayor trayectoria, y está integrada en todos los móviles Android por defecto, siempre que tengas bien configurada tu cuenta y seleccionada la misma a la hora de apuntar elementos en tu agenda (esto lo explico en tutoriales del canal de YouTube).
• Tiene su APP propia para móviles que funciona de maravilla.
• Es multiplataforma, compatible con todo dispositivo y sistema operativo.
• Su integración en el navegador y con multitud de herramientas complementarias es impecable.
• Sus posibilidades para hacer un uso colectivo son enormes y muy sencillas.

¿por donde empiezo? Google Calendar

1. Para que usar una herramienta sea satisfactorio, en primer lugar debe de estar bien configurada. Parte de lo básico, tener clara tu cuenta de google, con su usuario y contraseña.
2. Tener tus dispositivos móviles sincronizados con la misma cuenta de google, y la copia de seguridad y sincronización correctamente.
3. Tu Calendar está configurado con un calendario general por defecto, pero puedes crear diferentes calendarios con tu misma cuenta, a los que puedes otorgar diferentes colores y otras configuraciones.
4. Haz las cosas con calma. Para adquirir un manejo óptimo, tomate tiempo para crear tus primeros recordatorios en el calendario. Completa bien el nombre, pon la fecha y horas adecuadamente, y dedica un tiempo a ver que elementos extra puedes añadir, como videollamada, ubicación, descripción, archivos adjuntos u opciones de colaboración con otras personas.
5. Haz las primeras pruebas en casa, nunca te aventures en medio de la vorágine del día a día, o tu experiencia puede ser nefasta. Siéntate delante del ordenador y otros dispositivos como tu smartphone o tablet. Crea un evento en el calendario completando todos sus elementos para ir familiarizándote con la herramienta.
   Comprueba como se sincroniza con el resto de dispositivos, y si algo falla, piensa en que te has equivocado, sin prisas.
   Por último, repite toda la operación desde los diferentes dispositivos, comprobarás que son diferentes interfaz (aspectos de la herramienta), pero las mismas funcionalidades (salvo algunas excepciones).
6. Comprueba que el paso 5 lo puedes realizar creando eventos, objetivos, recordatorios o tareas. Prueba las diferentes opciones poco a poco. Y empieza por la más sencilla (eventos) para ir avanzando poco a poco.
7. Cuando manejes adecuadamente estas fases, podrás empezar a crear nuevos calendarios, compartir eventos con otros usuarios, vincular documentos o videollamadas a la tarea, toda una colección de aplicaciones avanzadas con las que podrás exprimir las funcionalidades de Calendar.

Esto es el principio, para dar el salto a una organización más eficiente que te permita concentrarte en lo que de verdad importe. No te voy a decir que es fácil, pero te voy a decir que ¡SI PUEDES! ¿QUIERES?

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