2 herramientas para iniciar tu transformación digital y dejar de perder el tiempo

La organización personal es un reto permanente en el horizonte, el tiempo es limitado, y sacar el mejor partido al que disponemos es un quebradero de cabeza para muchas personas. Este aspecto se puede apoyar en herramientas digitales, y pueden ser los primeros pasos para tu propia Transformación Digital. Hoy os presento dos.

GESTIÓN DOCUMENTAL, tomar notas y gestionar la agenda

Vamos a empezar por ver como enfrentar los elementos más básicos de la organización personal, tomar notas y gestionar la agenda.

Los pasos más complejos para romper con la tradición analógica y pasar a una estrategia de gestión personal digital, es abandonar la agenda y el blog de notas. Esto no son pasos fáciles, y puede ser una experiencia frustrante y sobretodo que no mejore nuestra organización.

Los métodos orientados a la gestión del tiempo, generalmente se basan en una estructura de procedimientos a los que se trata de acostumbrar a nuestro cerebro para reducir el estrés de recordar las tareas y compromisos pendientes, y poder centrar nuestra atención en la ejecución de las tareas.

Básicamente tener una estrategia de proceder, hacer siempre de la misma forma, para no tener que estar todo el día pensando en que tenía que hacer, establecer prioridades, que es urgente y que importante, etc. En lo que habitualmente perdemos mucho tiempo.

Mucha gente basa esta organización en una agenda y un cuaderno, una estrategia sencilla a priori, pero poco eficiente en la práctica. Y es que, este método pierde su sentido en el momento en el que trabajamos con otras personas.

Cuantas veces has tenido que esperar a alguien porque cada persona había apuntado una hora diferente? cuantas confusiones generan, tras una reunión, que cada participante haya apuntado unas conclusiones diferentes? o cuantas cadenas interminables de correos electrónicos finalizan con ideas confusas entorno a una discusión?

Todas estas cuestiones son elementos que se pueden resolver con metodologías de trabajo colaborativas, donde hay herramientas que nos pueden facilitar notablemente la labor.

En esta entrada, voy a hablar de 2 herramientas que nos ayudarán a solventar estos problemas. De momento en un nivel introductorio. En próximas semanas os esperan nuevas entradas con un uso cada vez más avanzado de las 2 aplicaciones.

Una de las motivaciones que me ayudó a mi, fue que era bastante desastroso organizando mi agenda, cuando no me la dejaba en casa me apuntaba las cosas en la mano o en post-it, o pequeños trozos de papel que nunca tenía claro donde guardaba.

Por otro lado, a la hora de tomar notas, era otro caos. No apuntaba las fechas, no siempre usaba el mismo cuaderno, no acostumbraba a repasar las anotaciones, en ocasiones no entendía ni mi propia letra, y en innumerables situaciones no tenía mi agenda o cuaderno en el momento más importante. Las consecuencias…. adiós a mi adorado tiempo, con más fugas que un colador.

Si te has sentido identificado con alguna de estas cosas, sigue leyendo porque esta entrada te interesa!

AGENDA Y CALENDARIO

Comenzar a utilizar una agenda digital pasa irremediablemente por tirar la de papel, sí…literalmente, TIRARLA!

Entre los errores más habituales está el utilizar 2 métodos en paralelo, y esto suele ser habitual con la agenda. La gente suele empezar a apuntar elementos en la versión del móvil, pero siguen manteniendo la de papel. Incluso realizando volcados de una a otra, lo que es una inversión de tiempo doble e ineficiente, ERROR!!

Despójate de tu querida agenda y lo agradecerás.

Hay muchas soluciones digitales para esto, pero hoy voy a recomendar Google Calendar. Por las siguientes razones:

• Las herramientas de Google tienen un funcionamiento muy contrastado y sencillo.
• Calendar es una de las de mayor trayectoria, y está integrada en todos los móviles Android por defecto, siempre que tengas bien configurada tu cuenta y seleccionada la misma a la hora de apuntar elementos en tu agenda (esto ya lo veremos en otra entrada).
• Tiene su APP propia para móviles que funciona de maravilla.
• Es multiplataforma, compatible con todo dispositivo y sistema operativo.
• Su integración en el navegador y con multitud de herramientas complementarias es impecable.
• Sus posibilidades para hacer un uso colectivo son enormes y muy sencillas.

¿por donde empiezo? Google Calendar

1. Para que usar una herramienta sea satisfactorio, en primer lugar debe de estar bien configurada. Parte de lo básico, tener clara tu cuenta de google, con su usuario y contraseña.
2. Tener tus dispositivos móviles sincronizados con la misma cuenta de google, y la copia de seguridad y sincronización correctamente.
3. Tu Calendar está configurado con un calendario general por defecto, pero puedes crear diferentes calendarios con tu misma cuenta, a los que puedes otorgar diferentes colores y otras configuraciones.
4. Haz las cosas con calma. Para adquirir un manejo óptimo, tomate tiempo para crear tus primeros recordatorios en el calendario. Completa bien el nombre, pon la fecha y horas adecuadamente, y dedica un tiempo a ver que elementos extra puedes añadir, como ubicación, descripción, u opciones de colaboración con otras personas.
5. Haz las primeras pruebas en casa, nunca te aventures en medio de la vorágine del día a día, o tu experiencia puede ser nefasta. Siéntate delante del ordenador y otros dispositivos como tu smartphone o tablet. Crea un evento en el calendario completando todos sus elementos para ir familiarizándote con la herramienta.
   Comprueba como se sincroniza con el resto de dispositivos, y si algo falla, piensa en que te has equivocado, sin prisas.
   Por último, repite toda la operación desde los diferentes dispositivos, comprobarás que son diferentes interfaz (aspectos de la herramienta), pero las mismas funcionalidades (salvo algunas excepciones).
6. Comprueba que el paso 5 lo puedes realizar creando eventos, objetivos, recordatorios o tareas. Prueba las diferentes opciones poco a poco. Y empieza por la más sencilla (eventos) para ir avanzando poco a poco.
7. Cuando manejes adecuadamente estas fases, podrás empezar a crear nuevos calendarios, compartir eventos con otros usuarios, vincular documentos o videollamadas a la tarea, toda una colección de aplicaciones avanzadas con las que podrás exprimir las funcionalidades de Calendar.

NOTAS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Si usar Calendar pasa por tirar la agenda a la basura, con las notas es algo parecido, pero con matices.

Comenzar a tomar notas en formato digital es un salto cualitativo importante. Los archivos digitales nos permiten una gestión de la información sin comparativos.

En primer lugar, gracias a este salto, dispongo de todas mis notas, apuntes, actas de reunión, etc desde 2011 hasta la actualidad. Todas ubicadas en una misma herramienta que me permite realizar búsquedas en las mismas, clasificarlas, o archivarlas. Para mi, ya es un argumento de peso que compensa el esfuerzo de cambiar a una herramienta de notas digital. Realmente no hay cuaderno clasificador que supere esto.

En segundo lugar, no pierdo información, ni la expongo a miradas indiscretas, si mantengo unas pautas de seguridad adecuadas. Y puedo acceder a mis notas desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

..cuantas veces me he dejado el cuaderno y no disponía de la información necesaria para aquella reunión, o he tomado las notas en un folio que ha aparecido tiempo después por la guantera del coche, o he mentado la LOPD en vano, mientras dejaba mi agenda y cuaderno encima de la mesa del despacho a manos de cualquiera…

Y por último, la ejecución, tomar las notas en digital en el momento. Este salto, no suele ser tan sencillo como el de la agenda. Por una relativa necesidad de un dispositivo que nos permita tomar estar notas. Esto es un peaje que debemos asumir, pero que estoy convencido merecerá la pena para toda persona que se atreva a dar el paso.
El smartphone es una alternativa para tomar notas, pero no suele ser la más eficiente para los «inmigrantes digitales» que no tenemos tanta agilidad escribiendo con el móvil. Para ello, un portátil o una tablet, o un pequeño teclado bluetooth conectado al smartphone es una buena solución.
No obstante, también pasa por cambiar los modos en los que tomamos apuntes ya que estas herramientas nos permiten tomar notas de voz, fotografías, escanear en pdf, o realizar dibujos a mano alzada por ejemplo.

Aquí hay más resistencias de carne y hueso que otra cosa. La idea de usar un dispositivo electrónico durante una reunión, entrevista… a mucha gente le limita. Pero, el cómo incorpores este objeto en el proceso es la clave. Puedes usarlo como pantalla compartida para consensuar las notas de la reunión, animar a que las otras personas también colaboren en la toma de anotaciones, o simplemente, manejar los tiempos y la mirada igual que cuando apuntamos en un cuaderno. Lo que hay que evitar es esconderse tras una pantalla o crear un clima en el que el dispositivo adquiera toda la atención.

También para tomar notas hay muchas soluciones, en el pasado te habría recomendado Evernote, pero hoy te sugiero el sencillo Google Keep. Sí, otra herramienta de Google, pero cuando algo es bueno hay que reconocerlo.

Esta herramienta la llevo probando desde su versión BETA, y es increíble la evolución que ha tenido, manteniendo su esencia de máxima sencillez.

Su sincronización y manejo entre dispositivos y sistemas operativos es genial, y su posibilidad de crear notas con otros usuarios es tan básico que no requiere de apenas manejo previo.

En su sencillez reside su potencial:

• notas que se pueden enriquecer con enlaces, imágenes, dibujos o audios.
• Una clasificación basada en etiquetas y colores (fin a las carpetas, bravo!!!)
• Una sincronización con los recordatorios de Google calendar o los documentos de Drive
• Y la posibilidad de compartir notas mediante enlace o crearlas de forma colaborativa con colaboradores.
• ¿qué más necesitas?

¿por donde empiezo? Google Keep

1. Lo primero es no hacer un uso paralelo digital-papel. Si tomas notas en papel de forma puntual, puedes digitalizarlas, bien transcribiéndolas, o tomando una foto y añadiéndola a la nota digital.
2. Comprueba que tienes tu cuenta de Google bien configurada en todos los dispositivos que quieras usar y empieza a realizar pruebas tranquilamente entre ellos para ver que todo se sincroniza adecuadamente. No durante una reunión real, primero prueba en casa con la calma.
3. Comienza a tomar notas de prueba, sencillas para luego ir incorporando otros elementos. No empieces en reuniones importantes o complejas. Para superar tu curva de aprendizaje empieza por momentos que puedas permitirte el error.
4. Tendrás que manejarte, si no lo haces ya, con la organización mediante etiquetas. Tenemos que romper con el concepto jerárquico de clasificación por carpetas. Las etiquetas, identifican la nota con una temática, pero una nota puede tener diferentes etiquetas. Esto nos permite una flexibilidad enorme en la clasificación de la información. Así, el acceso a nuestros apuntes podremos realizarlo por una búsqueda semántica, lo que es mucho más eficiente que el orden por carpetas. Pero, al principio cuesta acostumbrarse.
5. Para destacar unas notas frente a otras, podemos destacarlas de 2 formas. Una por colores (ideal para los amantes de los Pos-it), y la segunda mediante «fijar nota», que ubica la misma en la parte superior de la herramienta.
6. Existen 2 formatos de iniciar notas. Uno directamente redactando, y otro creando un listado con casillas de verificación. Perfecto para realizar listados de tareas o la lista de la compra por ejemplo. Podremos ir señalizando aquellos elementos que ya hemos completado.
7. EMPIEZA! Atrévete a asumir esa transformación que luego agradecerás. Empieza a ser la persona que nunca pierde información, a la que le da igual dejarse el cuaderno en casa…
8. Deja de pedir que te impriman los documentos de la reunión, salva árboles! si te organizas adecuadamente, puedes crear tus notas antes de las reuniones con el orden del día o todos los documentos relacionados, por ejemplo, para tenerlos a mano durante la misma.
9. No pierdas información! si estás en una presentación abre tu Keep con el móvil o tablet, haz una foto a aquellas diapositivas o momentos más importantes, y se integrará en la nota que estás tomando. Si te cansas de escribir, graba en audio la información… Sólo tu imaginación pone límites.

Esto es el principio, para dar el salto a una organización más eficiente que te permita concentrarte en lo que de verdad importe. No te voy a decir que es fácil, pero te voy a decir que SI PUEDES! ¿QUIERES?

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